Cette expression, d'origine américaine, concerne toutes les entreprises en holding, qu'elles soient basées à New York, à Paris, ou qu'elles aient la forme juridique d'une SAS ou d'une SARL ! En effet, les management fees désignent simplement une rémunération versée par une filiale à sa société mère. Mais dans quel contexte cette rémunération intervient-elle ? Comment fonctionnent les "management fees" en termes d'imposition ? Comment sont-ils calculés ? Dougs vous explique tout sur les management fees.

Que sont les management fees en holding : définition et traduction

Les management fees, littéralement traduits par "frais de gestion", désignent les frais engagés par une société filiale au profit de sa société mère. Ces frais font partie intégrante de la vie d'une entreprise. Ce dispositif financier en holding vise à considérer la société filiale comme une cliente de la société mère. Mais quels sont ces services qui nécessitent une compensation financière ? Il s'agit des charges que la société mère prend en charge pour le compte de ses filiales.

Ce scénario se présente lorsque la holding fournit des services à l'ensemble du groupe. Il s'agit principalement de services fonctionnels.

Par exemple : l'embauche d'une secrétaire par la holding pour gérer la facturation de toutes les filiales, l'embauche d'un spécialiste en communication chargé du marketing de toutes les sociétés du groupe, des consultations juridiques, etc.

Cependant, il est crucial de rester vigilant : les services facturés ne doivent en aucun cas concerner des tâches relevant normalement du mandat social du dirigeant (personne physique) de la société. Dans le cas contraire, l’administration fiscale peut rejeter les déductions effectuées et appliquer des pénalités.

Frais de gestion déductibles : la comptabilisation

Pourquoi les "management fees" sont-ils devenus si populaires ? Parce qu'une entreprise en holding peut en tirer de nombreux avantages. En facturant des services à une filiale, celle-ci peut enregistrer ces facturations comme des charges externes, réduisant ainsi son bénéfice imposable. De plus, la holding sera alors considérée comme "animatrice" plutôt que passive, ce qui constitue également un avantage fiscal, comme expliqué dans ce dossier sur les holdings.

Cependant, il est nécessaire de prendre quelques précautions. Pour éviter tout litige avec l'administration fiscale, votre dispositif et les refacturations qui en découlent ne doivent pas avoir principalement une motivation fiscale. Sinon, vous risquez le rejet de votre comptabilité et l'application de pénalités.

La convention ou contrat de management feesIl est crucial de formaliser la relation entre la filiale et la société mère à travers une convention de management fees. Ce document établit les règles de cet accord entre les deux entités, facilitant ainsi la facturation et assurant la transparence de cette relation vis-à-vis de l'administration fiscale. La convention précise les services rendus, les objectifs, les frais engagés, les modalités de rémunération, ainsi que les liens entre chaque structure.

La rédaction de ces accords peut être complexe et comporte des risques. Il est donc recommandé de faire appel à des juristes professionnels pour sécuriser ce montage.

Qu'est ce qu'un compte de frais de gestion ?

Le compte de frais de gestion est une catégorie de compte où le comptable enregistre les dépenses liées à la mise en place des management fees. Ces charges externes sont soumises à la TVA et sont classifiées dans un compte de services extérieurs.

Comment calculer les management fees ?

Le montant des management fees est déterminé dans la convention de management fees entre la filiale et la société mère de la holding, pour une année complète. Toutefois, ils peuvent être facturés mensuellement par la holding à la filiale. Le montant des prestations est calculé en fonction du coût réel de réalisation. Il est crucial de ne pas surestimer les prestations afin de gonfler artificiellement les charges déductibles de la filiale, car l'administration fiscale pourrait le détecter. Le prix des prestations doit être raisonnable et correspondre au travail effectué.

Une règle essentielle à retenir est que le prix facturé doit être en adéquation avec le service rendu. De plus, il est impératif de pouvoir prouver l'existence des prestations facturées.

Il n'existe pas de règles strictes pour la facturation des frais de gestion, tant que les tarifs restent comparables à ceux pratiqués par les entreprises du même secteur. Il est conseillé d'éviter les facturations floues sous forme de "forfait", et de privilégier une facturation claire avec un volume horaire et un taux horaire définis dans la convention de management fees.

Comment comptabiliser les management fees ?

Les management fees sont comptabilisés comme des frais de service, et leur enregistrement comptable se fait de la manière suivante :

• Débit du compte 628 "divers"
• Débit du compte 44566 "TVA sur autres biens et services"
• Crédit du compte 401 "fournisseurs"

Il se peut également que la société mère ait acquis des biens pour l'ensemble des filiales. Dans ce cas, lorsqu'elle refacture ces biens, ils sont comptabilisés chez la filiale selon leur nature : petit matériel, fournitures administratives, locations, etc.

Comment justifier les management fees ?

La justification des frais de gestion repose sur la convention de management fees. Cette convention assure à l'administration fiscale que les services facturés à la filiale ne relèvent pas des tâches que celle-ci pourrait effectuer elle-même, et qu'ils correspondent à l'objet social de l'entreprise. Il en va de même si la société mère facture des prestations ou des produits qui ne sont pas nécessaires au bon fonctionnement de la filiale. Il est nécessaire de conserver toutes les pièces justificatives liées à ces échanges.

Il est primordial de respecter les règles pour éviter le rejet des dépenses et les pénalités, voire une condamnation pour abus de biens sociaux. En cas de doute, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable.

Les exemples de frais de gestion

Pour bénéficier de la déduction des charges de votre base imposable dans le cadre du montage de frais de gestion entre la holding et la filiale, il est essentiel de respecter certains critères. Les frais doivent correspondre à des besoins de l'entreprise en termes de prestations de services à réaliser (gestion, conseils, etc.). Voici quelques exemples de frais de gestion :

• Service juridique
• Service marketing
• Service ressources humaines
• Service comptabilité
• Service financier

Trois règles fondamentales doivent être respectées :

• Les frais doivent impacter directement la société bénéficiaire.
• Leur efficacité pour l'entreprise doit être justifiée.
• Les frais doivent être documentés et justifiés par des pièces justificatives (factures, documents échangés, etc.).

Comment gérer la TVA sur facturation de management fees ?

Les management fees, ou "frais de gestion", sont assujettis à la TVA. En général, les services rendus à la filiale sont soumis au taux normal de TVA de 20 %. Cette TVA doit figurer sur les factures émises par la société mère de la holding. Pour s'assurer de respecter les réglementations fiscales en vigueur, il est recommandé de consulter un expert-comptable.